Những thực hành của Kanban
Scrum Teams có thể đạt được việc tối ưu flow thông qua 4 thực hành sau:
- Làm cho Workflow được trực quan
- Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)
- Chủ động quản lý các công việc đang thực hiện
- Kiểm tra và điều chỉnh định nghĩa ‘‘Workflow’’ của nhóm
Định nghĩa ‘‘Workflow’’
Bốn thực hành Kanban hoạt động được là nhờ định nghĩa ‘‘Workflow’’ của Scrum Team. Định nghĩa này đại diện cho hiểu biết tường minh của các thành viên Scrum Team về các chính sách của họ trong việc áp dụng các thực hành Kanban. Hiểu biết chung này cải thiện tính minh bạch và cho phép việc tự quản lý.
Lưu ý rằng phạm vi của định nghĩa ‘‘Workflow’’ có thể vượt ra ngoài Sprint hoặc Sprint Backlog. Chẳng hạn, định nghĩa ‘‘Workflow’’ của Scrum Team có thể bao hàm flow bên trong và/hoặc bên ngoài Sprint.
Việc tạo ra và điều chỉnh định nghĩa ‘‘Workflow’’ là trách nhiệm thuộc về các vai trò trong Scrum Teams như định nghĩa trong Scrum Guide. Không một người ngoài Scrum Team nào có thể bảo Scrum Team phải định nghĩa ‘‘Workflow’’ của họ ra sao.
Sự trực quan của Workflow - Bảng Kanban
Sự trực quan của bảng Kanban là cách mà Scrum Team làm cho Workflow của mình trở nên minh bạch. Cấu tạo của bảng nên thúc đẩy các thảo luận phù hợp đúng lúc và chủ động gợi ý các cơ hội cải tiến.
Sự trực quan nên bao gồm:
- Định nghĩa điểm bắt đầu và kết thúc công việc của Scrum Team
- Định nghĩa về các hạng mục công việc - đơn vị của giá trị (giá trị của các bên liên quan, giá trị tri thức, giá trị của việc cải tiến quy trình) chạy qua hệ thống của Scrum Team (trong đa số trường hợp, chính là các hạng mục của Product Backlog(PBIs)).
- Định nghĩa các trạng thái của workflow mà các hạng mục công việc chạy qua từ trạng thái bắt đầu đến trạng thái kết thúc (trong đó có ít nhất một trạng thái là kích hoạt).
- Các chính sách tường minh mô tả công việc sẽ thay đổi qua mỗi trạng thái như thế nào (có thể bao gồm các mục trong Định nghĩa ‘‘Done’’ của Scrum Team và chính sách kéo (Pull policies) giữa các giai đoạn)
- Các chính sách giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)
Giới Hạn Công việc Đang Thực Hiện (WIP)
Công việc Đang thực hiện (WIP) là những việc Scrum Teams đã bắt đầu mà chưa hoàn tất.
Scrum Team sử dụng Kanban cần phải giới hạn số lượng các việc này một cách tường minh. Một Scrum Team có thể giới hạn WIP một cách tường minh sao cho phù hợp và phải tuyệt đối tuân theo giới hạn đó một khi nó đã được thiết lập.
Ảnh hưởng chính của việc giới hạn WIP là nó sẽ tạo ra một hệ thống kéo. Nó được gọi là hệ thống kéo vì nhóm chỉ bắt đầu một việc khi họ biết rõ họ có đủ công suất để làm việc đó. Khi WIP giảm xuống dưới giới hạn định trước, đó là dấu hiệu để bắt đầu một việc mới. Lưu ý rằng nó khác hệ thống đẩy (Push system), ở đó công việc được bắt đầu một khi nhóm được yêu cầu.
Việc giới hạn WIP sẽ giúp flow tốt hơn và cải tiến tính tự quản, độ tập trung, cam kết và cộng tác của Scrum Team.
Chủ động quản lý Các việc đang thực hiện
Việc giới hạn WIP là cần thiết để thực hiện flow, nhưng chưa đủ. Thực hành thứ ba để thiết lập flow là chủ động quản lý việc đang thực hiện. Trong Sprint, sự quản lý này được Scrum Team thực hiện dưới nhiều dạng, bao gồm và không giới hạn trong các việc sau:
- Bảo đảm các công việc được kéo vào flow tỷ lệ thuận với các việc ra khỏi flow
- Đảm bảo công việc không ở trong flow lâu quá mức cần thiết
- Phản ứng nhanh đối với những khó khăn trở ngại, công việc dồn nhiều hay công việc bị lố thời gian chu kỳ của đội (xem phần Mức độ Dịch Vụ Được Kỳ Vọng (Service Level Expectation) - SLE).
Kỳ vọng về Mức độ Dịch Vụ (SLE)
Một kỳ vọng về mức độ dịch vụ (SLE) sẽ định trước cần bao lâu để một việc luân chuyển qua các trạng thái từ bắt đầu đến kết thúc trong Workflow của Scrum Team. Scrum Team sử dụng SLE để tìm ra các vấn đề cần xử lý của flow nhằm kiểm tra và điều chỉnh khi không đạt được các kỳ vọng.
SLE có hai phần: Số ngày trôi qua và xác suất liên quan đến nó (ví dụ như 85% công việc sẽ được hoàn tất trong 8 ngày hoặc nhanh hơn). SLE nên được dựa trên thời gian chu kỳ trong quá khứ của Scrum Team, một khi được tính toán, Scrum Team để thông tin đó tường minh. Nếu không có dữ liệu trong quá khứ, Scrum Team phỏng đoán gần đúng nhất sau đó dựa vào kiểm tra và điều chỉnh khi có đủ dữ liệu để giúp việc tính toán SLE chính xác hơn.
Kiểm Tra và Điều Chỉnh Định Nghĩa Workflow
Scrum Team sử dụng những sự kiện sẵn có của Scrum để kiểm tra và điều chỉnh định nghĩa Workflow của mình, qua đó cải tiến thực tiễn và tối ưu giá trị mà Scrum Team thực hiện.
Scrum Team có thể ứng dụng các khía cạnh sau của định nghĩa Workflow:
- Quy định về tính trực quan (ví dụ, các trạng thái của Workflow) sẽ làm thay đổi chính workflow hoặc làm tường minh vùng cần kiểm tra và điều chỉnh.
- Quy định về phương pháp làm việc (để trực tiếp giải quyết các khó khăn trở ngại). Ví dụ điều chỉnh WIP và SLEs, thay đổi khối lượng đợt công việc (tần suất các hạng mục được kéo qua các trạng thái) có thể gây ra ảnh hưởng rõ rệt
Tiếng Việt